会議を成功させるポイント

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会議にトラブルは困りもの。無事に成功させるためのポイントをまとめました!

会議の内容に適したレイアウトと会場選び

会議や研修、説明会などのスムーズな進行と運営には、その目的や用途に応じた会場設営が必要不可欠です。会場の広さだけでなく、レイアウトも考慮しなければなりません。オフィス東京では、そうしたお客様のご要望にもお応えできるよう、主催者の立場に立った会場づくりをサポート。ご要望に合致した会議室の選定からレイアウトのご提案まで、すべて私たちにお任せください。また、弊社の机とイスは全てキャスター付で移動も容易なため、当日のお客様によるレイアウト変更も簡単に行えて、現状復帰も不要ですので安心してご利用いただけます。

アクセスのしやすさと会議へ参加される方への会場の案内

遠方から会議や研修に参加される方がいらっしゃる場合、アクセスのしやすさも考慮して貸し会議室を選ぶ必要があります。
その点、オフィス東京は、東京駅八重洲口から徒歩5分、また、羽田空港や成田空港から直結の都営浅草線宝町駅より徒歩3分と、抜群の好立地にございます。また、弊社には道案内サービスもございますので、万が一、地図を忘れてしまったお客様がいらっしゃっても、担当の幹事様に代わって道案内いたしますので、安心して会議の準備・進行に集中できます。

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お弁当やコーヒー・懇親会の手配

昼食時間や休憩時間の設定も重要なポイントです。12~13時はどこの飲食店も混雑しますので、お弁当を手配されることをおすすめいたします。また、合間の休憩時間にコーヒーなどをご準備されるのもリフレッシュには効果的です。オフィス東京では、お弁当・お茶・コーヒー等の手配も承っておりますので、ご予算やお好みのメニューをお伺いした上で、ご要望に沿うお弁当やお飲み物をご提供いたします。 また、会議後に場所を変えずに、懇親会・パーティーなどを行うことも会議・研修の成功に効果的です。軽食と缶ビールで行う簡単なものから、飲み放題付のホテルのようなパーティーまでご予算に応じて承っておりますので、どうぞお気軽にご相談ください。

荷物の発送と受取

会議当日に、会議・研修等に使用する重たい資料や機材をお持ちになるのは大変です。そのような荷物などがございましたら、弊社まで宅配便でお送りください。事前にお預かりして、会議当日にお渡しいたします。また、事前に到着日時・個数などをお知らせいただきましたら、その日時に荷物が到着しなかった場合にはご連絡を差し上げるサービスも行っておりますので、万が一、運送会社の遅延・配送ミス等があっても、当日までに間に合わせることができ、当日慌てなくて済みます。もちろん、会議終了後の返送(着払い)も承っておりますので、ご希望のお客様はお気軽にお申し付けください。

レンタル備品とコピー・USB印刷

会議・研修では、備品のレンタルが必要になる場合もあるかと思いますが、お客様が普段から使用しているものでない場合、使い方に悩まれるかもしれません。オフィス東京では、それぞれの貸出備品をお客様が最も使いやすいようにセッティングして、電源を入れればすぐに使えるようにしておりますので、安心してご利用いただけます。
また、当日使用する資料の部数が足りなくなったり、直前に資料の修正が必要になったりすることもございます。そんな時に備えてUSBメモリでデータをお持ちになると便利です。オフィス東京では、コピー・FAXサービスに加えて、USBメモリからの印刷サービスも承っておりますので、お気軽にご利用ください。

良好な室内環境

会場を選ぶ際には、収容人数や料金などで選ばれることが多いと思いますが、意外と重要となるのが室内環境です。環境の悪い場所では会議に集中できず、良い意見交換もできません。オフィス東京では、ご利用される皆様に気持ち良くお過ごしいただけるよう、清潔で快適な環境づくりに力を注いでおります。各会議室には目に優しい観葉植物を配置し、長時間の会議でも疲れにくい椅子(キャスター付)や広めのテーブルをご用意。また、空調は会議室ごとの個別空調でお客様の方で自由に設定でき、更に冬場などの乾燥する時期には加湿器を全室に設置するなど、徹底した室内環境の整備に努めております。

トラブル発生時の対応

担当の幹事様が、当日の会議・研修等に向けて万全の準備をなさっても、思わぬトラブルが発生することもございます。そのような時は、遠慮なく弊社スタッフにご相談ください。オフィス東京では、経験豊富なスタッフを2階受付に常駐させており、創業から10年以上の経験と実績から、会議・研修で起こり得る様々なトラブルに速やかに対応できる体制を整えております。大事な会議・研修の成功にスタッフ一同、全力でサポートさせていただきますのでご安心ください。

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