使いやすい会議室を選ぶポイント

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使いやすい会議室とは何でしょうか?
場所、価格(単価・予約時間の設定方法)、会場内の設備(机・イス・その他備品)、スタッフの対応等、最も優先すべきものは、お客様によって様々です。予算に制限がなければ、一流ホテルの会議室をご利用いただくのが良い方法かもしれませんが、ここでは、限りある予算を効率よく使いたいとお考えのお客様に、会議室を選ぶ際のポイントをご紹介しつつ、弊社をご利用いただく際のメリットについてご説明します。

まず、いくつかの会場を比較する際、場所や価格がだいたい同じレベルだった場合、相見積もりを取って少しでも安い方という方法で会場を選択していませんか?価格帯が同じでも使いやすさが違うならば、【使いやすい】会場の方が良いと思います。
では、【使いやすい】というのはどういうことでしょうか?

実際に使ってみなくても、【机とイスの写真】と【料金表】など、HPに掲載されている写真や情報である程度はわかります。
では、それぞれを見る時のポイントをご説明しましょう。

【机とイスの写真】を見て比較する

机を見る時のポイント

机にキャスターがついているか?

最近は、レイアウトを事前にセットしてくれる会場が増えました。しかし、実際に会場に行ってみると、ちょっと思っていた形と違う場合や、会議の進行に合わせて形をスクール型から島型に変更するような場合もあります。
机にキャスターがついていない場合、レイアウトを変更することはとても大変な作業になりますので、キャスターつきの机があることは必須条件です。オフィス東京の机は、全てキャスターつきです。
また、レイアウト変更後の原状回復の有無もポイントです。会議終了後の手間と、その分の会議室利用代が無駄になってしまうため、原状回復不要な会場を選ぶべきでしょう。弊社も原状回復不要です。

【キャスターありの机】と【キャスターなしの机】の違い

このキャスターがないと、ちょっとした机の移動でも大変な作業になります。また、キャスターがつくような机は、かなり品質が良い上に、価格も高いものが多いのです。さらに、キャスターなしの折りたたみ式の机と比べると価格的に5~10倍もの差があり、安定性も高く、使い勝手もかなり良いものが多いです。

机の奥行がどのくらいか?45cm or 60cm?

実は会議室を経営する上で、少しでも多くの人が入れるようにとの考えから、1人当たりのコストを下げようとして、机の奥行が45cmの机を選ぶ施設が多いのです。確かに、単に話を聴くようなセミナーならば45cmでも十分ですが、資料を広げつつPCを置いたり、飲み物を置いたりするような研修では、かなり狭いものとなります。一方で、本当に研修会場として使いやすさを考えている施設では、奥行60cmの机を設置しています。弊社の調査では、60cmの机を標準として使用している施設はかなり少ないです。経営者の観点から考えれば45cmの机を選択する方が良いかもしれませんが、60cmの机を選んでいる会場は、収容人数をとにかく増やして詰め込むよりも、使いやすさを重視していることが多く、結果、その他の設備やサービスに関しても充実していることがほとんどです。
オフィス東京の机に関しても、基本的に60cmの机を使用しています。
※お得意様のご要望により、最大人数の会場のみ45cmの机にしております。
なお、その違いをHPで見極める方法ですが、会場の写真を見て、イスの横幅と机の奥行が同じか、それよりも大きいか比べてみてください。イスの横幅(イスの背の幅)が45cm前後のことが多いので、45cmの机ですと、机の奥行とイスの横幅がほぼ同じか、机の奥行が少し小さく見えます。ところが60cmの机だと、明らかに机の奥行の方が大きく見えるのです。一度他社様の施設のHPをご覧になってください。

【45cmの机】と【60cmの机】の奥行きの違い

  • 一般的なイスの背の幅が【45cm前後】なので、その幅と同じくらいの奥行きの机だと【45cm】の机です。
  • 一般的なイスの背の幅が【45cm前後】なので、その幅より奥行きが大きく見える机は【60cm】の机です。

【45cmの机】と【60cmの机】の使い勝手の違い

  • 【45cm】の机は、PCを置くと手前はペンが置ける程度の広さしかなく、他の資料をゆったりと置くようなスペースはありません。
  • 【60cm】の机は、PCを置いても、A4サイズの資料が置けます。奥に資料を置きながら、手前で作業をするような研修も可能です。

【45cmの机】と【60cmの机】のHP上での見分け方

HP上で見分ける方法としては、【ロの字型】または【コの字型】の写真を見るとわかりやすいです。

  • イスの幅と机の奥行きを比較して机の奥行きがイス幅と同じか小さく見えれば【45cm】の机です。
  • イスの幅と机の奥行きを比較して机の奥行きの方がイス幅より大きく見えれば【60cm】の机です。

イスを見る時のポイント

イスにキャスターがついているか?

使ってみればわかりますが、キャスターなしのイスの大半は値段の安いイスです。しかも、座り心地も悪いため、2時間以上の会議では腰や背中を痛めてしまうケースもあります。具体的に値段で比較すると、キャスターなしは4,000円程度のイスが多く、キャスターありは値段の幅がありますが、2~4万円のイスが多いです。これだけで見ても、どちらのイスで会議をしたら良いかは一目瞭然ですね。
オフィス東京のイスは、キャスターつきの3万円のイスを使用しています。

イスのキャスターの有無の違い

イスのキャスターは、HP上ですぐに判別がつきます。
同じくらいの価格帯の会議室なら、キャスターつきの会場を選択すべきです。

  • キャスターあり

  • キャスターなし

背もたれにクッションがあるか?

意外と見落としがちなのが、背もたれのクッションの有無です。これがあるかないかで、背中と腰への負担のかかり具合が全然違います。当然、クッションありのイスの方が高いので、コスト重視の施設では、ついていないイスを導入しているケースがほとんどです。
オフィス東京のイスは、お客様の使い心地を第一に考え、背もたれクッションがあるグレードの高いイスを使用しています。

イスの背もたれクッションの有無の見分け方

イスの背もたれクッションは、多くの場合、イスの購入時にオプションとして選択できるものです。見分け方としては、座面と背もたれの色が同じかどうかがポイントになります。

  • 背もたれクッションのパーツあり

  • 背もたれクッションのパーツなし

【料金表】を見て比較する

予約できる時間の仕組みについて

多くの会議室が採用している予約時間設定の仕組みは次の【枠貸し】【時間貸し】いずれかです。

枠貸し

  • 9~12時(午前)
  • 9~17時(昼間)
  • 13~17時(午後)
  • 18~21時(夜間)
  •  
  • 9~21時(終日)

時間貸し

時間単価×利用時間

【枠貸し】は、お客様の本当に使いたい時間とマッチすればそれで良いと思いますが、時間が噛み合わないと余計な料金を払わなくてはなりません。こうなると、実質的に利用料金が高くなってしまいますので、【時間貸し】の方が、無駄を最小限で利用できるメリットがあります。経営的には【枠貸し】の方が効率的ですが、使う人のメリットが薄い仕組みではあります。オフィス東京では、【時間貸し】で、さらに30分単位で予約が可能。【時間貸し】の中でも、お客様にとって最も無駄の少ない仕組みにしております。また、【枠貸し】には、長時間ご利用のお客様に対して割引をする仕組みがありますが、これは、指定された9~17時等の決められた時間のみとなっているので、使い勝手は悪いといえます。オフィス東京では、利用料金に関しては時間を指定せず、あくまで合計利用時間数によって割引率を算出する方法を採用。お好きな時間を自由に設定できますので、かなりお得です。

深夜割増土日祝割増について

多くの会議室では、深夜・早朝、土日祝日に会議室を利用すると、割増料金が発生してしまいます。それは良いとしましょう。ただ、料金表の備考欄に、"土日祝は30%割増です"と小さく書いてあって、後から正しい価格がわかる企業のHPが結構あります。これは少々不親切ですね。そこでもお客様にとっての使いやすさをどれだけ考えているかがわかります。
オフィス東京は、会議室利用代が総額表示となっていて、備品レンタル時は、その料金だけを加えれば総額がわかるようになっております。また弊社では、8~22時までの間のご利用であれば、深夜・早朝及び土日祝割増料金を頂戴いたしません。日付・時間を気にせず、安心してご利用いただけます。

備品の料金からわかる使いやすさ

料金表のレンタル備品の料金からも色々とわかることがあります。

ホワイトボードWi-Fiが無料で常設しているか?

これは昨今の会議室において、必須の設備だと思います。これがない会場は、お客様の利便性に関して何も考えていない、最近の動向にも気を配っていない可能性が高いだけでなく、他にも不便が複数見つかるかもしれません。

イスの追加で追加料金が発生するか?

イスの追加程度で追加料金が発生することは、お客様にとってかなり面倒ではありませんか?会議・セミナーは当日近くまで参加人数の変更があるのが普通で、その増減で追加料金が発生するのは、予算の都合がつかず、不便なことも多いはずです。それは即ち、お客様の利便性を考えていないことがいえるのではないでしょうか。

備品が無料で常設の場合は注意!

スクリーンやプロジェクタやマイクなどの備品が無料というのはお得なような気がします。実際に金額は安くなりますが、そこに重要なポイントがあります。常設で無料にできるということは、会場に置きっぱなしで、準備等で人手をかけなくて済むから無料にできるのです。一見、特に問題がなさそうに思えますが、現実には人件費をかけずには各備品のチェックはできませんので、実質、トラブルが発生するまではチェックしないという事になります。一方、毎回レンタルする場合は、その都度機能をチェックしますし、常設でない備品ならば、トラブル時に代わりの備品に持ってきてすぐに交換できるメリットがあります。つまり、常時メンテナンスをしているから必ず良い状態の備品が準備されるというわけです。お客様を招くような大事な会議で、マイクが途切れたり、プロジェクタが映らなくなったりしたら、担当の方は相当焦ることでしょう。「値段だけ安ければ、多少のトラブルは問題なし!」ということでなければ、考慮すべき点だと思います。
ちなみに弊社では、備品のメンテナンスにはかなり力を入れております。機能はもちろん、見た目もきれいにするように心がけております。例えば、マイクの外装が汚れてきたらすぐに修理に出すため、多くのお客様から「ここのマイクは、今まで使ってきた会議室の中で一番きれいですよ」とお言葉をいただきます。また、スピーカーの設置場所も自由に変えられるので、お客様のレイアウトに合わせて最も適切な場所に設置するなどしております。なお、重要な備品は有料ですが、電源コードやLANケーブルや各種アダプタなど、細かい備品は無料で貸し出しておりますのでご安心下さい。また、電源用コード×2本とプロジェクタ用ケーブル×1本とHDMIケーブル×1本を会場に常設しているなど、お客様の使いやすい環境になるように常に心がけております。

事前レイアウトが有料か無料か?

レイアウトが有料、あるいは原状回復が必要な場合、それだけお客様に余計な料金や手間が発生することになります。また、実際にレイアウトを依頼したとしても、その会場のスタッフが本当に良いレイアウトにしてくれるかは疑問です。
その理由は、レイアウト無料の会場のスタッフは、ほぼ毎日机の配置を変える作業をしている訳ですが、その中で多くの経験を積む事になるため、使いやすい配置を提案したり、実際に配置した後も、細かな調整を加えることも可能だったりします。逆に、レイアウト有料の会場はその頻度が低く、経験値も低い可能性があります。レイアウトが無料の会場の方は、それだけコストをかけ、お客様のサービス向上に力を入れているわけですから、他のサービスもそれなりに安心できる内容である可能性が高くなります。ですから、同じくらいの価格帯の会場を比較する際は、レイアウトが有料か無料かを比較してみて下さい。それだけでも、その会場のレベルがある程度わかると思われます。当然、オフィス東京はレイアウト無料です。

どのくらい先まで予約できるか?

半年以内、または1年以内の予約しか受けられない施設が大半を占めています。ただ、それでは定期的な会議などを行いたい場合に、その都度会場を探さなくてはならないので、少々不便です。いつも同じ場所で会議をしたいとお考えのお客様は、予約期間が長い施設を選ぶと安心です。ちなみに弊社では、予約をお受けできる期間の制限を設けていないため、どんなに先のご予約でもお受けすることが可能です。例えば、来年と再来年の会場を1回の申込で予約が可能となり、お忙しい幹事様のお手間を最小限にできます。

立地について

値段さえ安ければどこでも良い場合は、ターミナル駅周辺を避けて探せば、かなり安い会場があると思います。ただ、会議の参加者が広範囲に及ぶ場合は、その方たちが集まりやすいように配慮しなくてはなりません。
ちなみに、東京駅周辺で会議室を探す必要がある場合というのは、かなり広範囲から参加者が集まる場合がほとんどでしょう。しかし、それは電車で来る参加者だけの利便性を考えるならば、それで良いかと思います。それでは、飛行機で来る参加者のことも考えると、空港から東京駅までは何度か乗り換えが必要で、キャリーバッグを持った方にとっては少々面倒です。そこで覚えておきたいのが、都営浅草線の駅、具体的には宝町駅か日本橋駅に近い会場を探す方法です。都営浅草線は、羽田空港・成田空港から直通で乗り入れていて、空港から面倒な乗り換えなしに到着できます。つまり、東京駅から宝町駅の間にある会場、または東京駅から日本橋駅の間にある会場を探せば、電車と飛行機で来る方への配慮は完璧です。弊社の会議室もそのエリアの中にあり、東京駅から徒歩5分に加えて、宝町駅からも徒歩3分とちょうど良い場所にございます。また、車で来る方に対しては、徒歩1分のところにある宝町駐車場をご案内できるため、電車・飛行機・車の主な交通手段すべてで利便性が高い会場としてご好評いただいております。

会場の空調について

会場の空調は、大きな施設ほど全館一括の空調となっていて自由がきかず、場所によって暑かったり寒かったりすることがあります。逆に、小さな施設になると個別空調のことが多く、会場利用時にお客様自身でエアコンの電源をつける場合もあるようですが、それでは会議開始直後は適した温度にはならず、特に真夏・真冬は少々困るでしょう。空調についてあまり重視されない方が多いかと思いますが、そうしたところにも配慮のある施設かどうかを見極めるためにも、会議室をご利用になる際に、その点を踏まえてご利用になると良いかもしれません。具体的な判断基準としては、温度を自由に調整できるスイッチの有無、事前に空調が入っているか、空調をサポートする機材の有無(サーキュレーター、ヒーターなど)、加湿器の有無をチェックしていただくと良いでしょう。
さて、弊社の空調は当然、会場ごと別々の空調となっていて、会場内にリモコンがあり、毎日お客様の入室時間の1時間前に空調を入れております。さらに、会議の参加される方の年齢や性別、レイアウトに合わせて、エアコンの温度と風量・風向を変えております。もちろん、それがお客様にとってベストでない可能性もありますので、入室後、自由に設定が変更できるようになっております。また、同じ会場内でもエアコンの近くと遠くでは温度の差ができるので、そうしたケースに対応するために、補助的な役割としてセラミックヒーターを設置して、お客様にご自由に使用していただけるようにしております。さらに冬場は、加湿器を全室設置して乾燥対策をしっかりと行っています。

喫煙をされる方への配慮

喫煙室は色々あると思いますが、多くの施設では、喫煙コーナーは施設の隅で、しかも、あまりきれいな環境と言えない場所にあるため、喫煙される方は肩身の狭い思いをしながら利用されているのではないでしょうか。実際、世の中の禁煙の風潮もあり、喫煙コーナーの整備に力を入れる施設が少ないのが現状です。しかし、実際には喫煙をされる方が多く、その方たちが過ごしやすい環境を作っているかどうかも、その施設のサービスの質を見る判断基準として捉えるべきものと思います。
弊社では、喫煙をされる方への配慮として、イスに座ってゆっくり喫煙できる喫煙室をご用意しております。また、大型の換気扇2台と強力なオゾン発生装置を設置して、かなり空気のきれいな喫煙室になるように配慮しております。さらに、弊社事務室のそばにあるため、お客様の流れを見ながら、高頻度で灰皿交換を行っているため、喫煙室内に長時間吸い殻が放置されることがなく、かなり良い環境を維持できているかと思います。この他、5階の会議室2室は、ベランダにその会議室専用の喫煙コーナーを設けてあり、喫煙をされる方が多い団体様からご好評いただいております。

真のスタッフ常駐とサポートについて

最近、【スタッフ常駐】を掲げる会議室が多くなってきました。しかしその実態は、お客様から見えない事務所に常駐して、呼び出された時だけ対応するところが多いようです。これではお客様の動きもわからず、積極的なサポートはできません。本当に困った時にすぐに見えるところに施設のスタッフがいることが、会議の成功や安心につながると考えますので、会場のスタッフがすぐに見える場所にいることはかなり重要なポイントだと思います。
弊社では、常に開放された受付に複数名スタッフが常駐してお客様へのサポートを行います。また、弊社に採用されるとかなり早い段階で、空気を読み、音を感じることを重点的に教えられるので、人の足音、エレベータの駆動音、ドアの開閉音などで、お客様の動きを察知しつつ、トラブルが発生してもすぐに気づいて対応できるようになります。
その施設の真のサポート力は、トラブル発生時に最もよくわかるものであるため、それを事前に知ることは実際にはなかなか難しいと思いますが、少なくとも常に見える場所にいて、声をかけやすい環境であるかどうかで判断は可能であるといえます。

最後に・・・
今まで、場所と値段の安さだけで会議室を検討されていた方は、是非これらのポイントも踏まえて、利用されてはいかがでしょうか。きっと、御社にとって本当に良い会場が見つかるはずです。
機会がありましたら、一度オフィス東京の会議室をご利用いただきますようお願い申し上げます。

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